Każda jednostka samorządu terytorialnego to sieć procesów: planowania, zatwierdzania, rozliczania i monitorowania. Tradycyjne procesy biurokratyczne bywają powolne, podatne na błędy i kosztochłonne.
III Zjazd Skarbników SkarbON 2025 był okazją do refleksji nad tym, jak procesy te można przekształcić – dzięki digitalizacji, automatyzacji i lepszym standardom operacyjnym.
Stare procesy, nowe problemy
W wielu urzędach proces zatwierdzania budżetu lub zmian w wieloletniej prognozie finansowej nadal opiera się na papierze: dokumenty przechodzą przez wiele biurek, ręczne podpisy, fizyczny obieg.
Każdy etap to ryzyko opóźnień, pomyłek i utraty wersji aktualnej. Takie procesy zużywają zasoby ludzkie, nerwy i często budżet, a to szczególnie niebezpieczne w dobie tak dynamicznych zmian na świecie, w gospodarce i w prawie.
Jednym z głównych wniosków płynących z konferencji SkarbON jest to, że optymalizacja procesów musi iść w parze z technologią. Cyfrowe narzędzia przyspieszają, uszczelniają i czynią procesy skalowalnymi, przejrzystymi i mniej podatnymi na błędy.
Publink – wdrożenia procesowe i integracje
W naturalny sposób w dyskusji o optymalizacji pojawił się Publink jako firma, która od lat wdraża narzędzia upraszczające pracę działów finansowych w jednostkach samorządu terytorialnego.
Platforma ePublink łączy funkcjonalności do planowania budżetu, prognozowania i rozliczeń – w jednym ekosystemie. Dzięki temu wiele procesów, które wcześniej wymagały ręcznego nakładu, teraz dzieje się automatycznie. Publink dostarcza integracje z systemami lokalnymi urzędów, by procesy nie działały w izolacji, lecz w spójnym środowisku.
Wyzwania wdrożeniowe i kultura zmiany
Transformacja to nie tylko technologia. To zmiana mentalności pracowników, szkolenia, komunikacja i etapowe wdrożenia. Bez wsparcia kadry zarządzającej procesy mogą utknąć. Zjazd SkarbON 2025 wspiera te procesy jako przestrzeń wymiany wiedzy i doświadczeń między urzędnikami odpowiedzialnymi za lokalne finanse z całej Polski.