Może zabrzmi to zaskakująco, ale odpowiadając na tytułowe pytanie jednym zdaniem należałoby stwierdzić, że dział eventów w hotelu zajmuje się budowaniem relacji. Z kim? Przede wszystkim z firmami, z agencjami eventowymi, ale też z klientami prywatnymi, którzy chcą zorganizować jakąś imprezę w danym obiekcie.
Oczywiście dział organizacji imprez ustala też szczegóły wydarzenia, dopracowuje menu, proponuje atrakcje, czyli zajmuje się wszystkimi elementami, które trzeba dopracować, by zorganizować imprezę. Jednak by dojść do tego etapu pracy, trzeba najpierw zdobyć zleceniodawcę. Znaleźć klienta i przekonać go, że to właśnie w naszym hotelu odbędzie się jego niepowtarzalna impreza integracyjna, wspaniała gala z okazji wejścia na rynek nowej usługi czy niezapomniane wesele ukochanej jedynaczki.
Sprawdź także:
Co z tego, że mamy wspaniały obiekt, oferujemy doskonałą obsługę, profesjonalne zaplecze eventowe, a nasz szef kuchni to po prostu wirtuoz w swoim fachu, skoro nikt o tym nie wie? A przecież jest o co walczyć! Dane gromadzone rokrocznie przez Polską Organizację Turystyczną pokazują, że hotele są jednym z najchętniej wybieranych miejsc na imprezy firmowe różnego rodzaju, zarówno jeśli chodzi o wydarzenia korporacyjne, jak i konferencje czy kongresy. Odbywa się w nich nawet do 80% eventów tego typu. Daleko w tyle pozostają sale na specjalne wydarzenia czy centra kongresowe. Widać więc wyraźnie, że stanowisko event managera w hotelu jest bardzo potrzebne, bo tylko posiadanie odpowiedniego działu pozwali zaoferować klientom kompleksową usługę. Zleceniodawcy wybierają obiekt hotelowy, a resztą zajmują się fachowcy, zatrudnieni w danym obiekcie.
Firmy zwykle wybierają profesjonalnych i sprawdzonych hotelarzy. Bardzo często powracają do osób, z którymi już wcześniej współpracowały. Meeting plannerzy z różnego rodzaju agencji także wybierają najczęściej obiekty już sprawdzone, chcąc mieć pewność, że impreza będzie zorganizowana profesjonalnie. Z drugiej strony często też dają szansę nowym obiektom, zaineresowani lokalizacją, zapleczem czy wystrojem, ale tylko pod warunkiem, że współpraca z hotelowym działem eventów od początku układa się bezproblemowo.
Dział obsługi eventów obiektów położonych w mniejszych miejscowościach, w lokalizacjach mało znanych, mniej oczywistych, ma dość trudne zadanie, bo oprócz marki hotelu musi też budować, poniekąd przy okazji, markę danej miejscowości. Aby klienci sektoru MICE wybrali dany obiekt, nie wystarczy świetna lokalizacja i odpowiednia liczba pokojów. Jak więc budować markę hotelu i relacje z potencjalnymi klientami? Jak poinformować o swoim istnieniu i pokazać, co mamy do zaoferowania?
Strona www to pierwszy, podstawowy element budowy naszego wizerunku jako profesjonalnego organizatora imprez. Informacje na stronie muszą być oczywiście aktualne i konkretne. Ile mamy pokoi, ile osób możemy przyjąć, jakim zapleczem konferencyjnym dysponujemy, jakie atrakcje oferuje sam hotel, ale też okolica. A wszystko to opatrzone profesjonalnie zrobionymi zdjęciami i filmikami. Co jeszcze? Warto na pewno zorganizować dni otwarte, oczywiście osobno dla klientów firmowych i indywidualnych. Zarówno przyszłe pary młode, jak i meeting plannerzy wysoko cenią sobie możliwość osobistego obejrzenia hotelu. Najlepsze nawet zdjęcia i panoramiczne filmy nie zastąpią oczu, uszu i nosa żywego człowieka. Wiele obiektów organizuje już dni otwarte dla narzeczonych, warto ten zwyczaj rozszerzyć, zapraszając agencje eventowe i organizatorów imprez z różnych firm, przede wszystkim tych największych, ale też mniejszych, lecz działających w okolicy.
Jeśli otrzymamy zapytanie ofertowe, kluczowy jest czas, w jakim udzielimy odpowiedzi. Agencje czy firmy, ale także klienci indywidualni oczekują odpowiedzi maksymalnie w ciągu 48 godzin, a nie po kilku dniach, czy co gorsza, tygodniach. Wtedy pytanie jest już oczywiście nieaktualne, bo z pewnością wiele hoteli odpowiedziało na tyle szybko, by zdobyć dane zlecenie. Odpowiedź musi być konkretna, nie chodzi tylko o szablon wysyłany z automatu. Wiadomo, że to tylko wstępne „przymiarki”, lecz podanie szczegółowych danych zwiększy szanse na zdobycie kontraktu.
Ponadto osoba, która odpowiada na ofertę i kontaktuje się z potencjalnym zleceniodawcą, musi być kompetentna. Powinna znać doskonale obiekt i jego możliwości, na przykład wymiary sal, schematy możliwych ustawień stołów, rozmiary pokojów i ich ceny, cennik podstawowego menu. Jej kompetencje komunikacyjne, lecz też entuzjazm i życzliwość powinny zachęcać do skorzystania z oferty danego obiektu. Klienci doceniają też, jeśli w czasie organizowania imprezy, ale też podczas jej trwania mają kontakt z tym samym event managerem. Mają wtedy pewność, że poczynione ustalenia są wszystkim znane i aktualne, co przekłada się na jakość imprezy.
Hotele, zainteresowane organizacją imprez, mogą także pojawiać się ze swoją ofertą na różnego rodzaju imprezach branżowych. Targi ślubne, turystyczne, eventowe, spotkania branżowe to doskonałe okazje, by się pokazać i nawiązać relacje w środowisku.
Dlaczego warto zlecić zorganizowanie imprezy hotelowemu działowi eventów? Odpowiedź jest prosta: prowadzimy wtedy ustalenia z jedną osobą a wszystko, co najważniejsze mamy w jednym miejscu. Dział organizacji imprez w hotelu doskonale zna specyfikę swego obiektu, potrafi go dostosować do wymagań różnych gości czy imprez. Ponadto event manager w hotelu świetnie zna resztę obsługi, więc komunikacja – kluczowy element przy organizacji każdego wydarzenia – będzie przebiegała szybko i bezproblemowo.
Zorganizujemy Twoje wydarzenie od A do Z! Commplace.pl to agencja eventowa, która zajmie się Twoim wydarzeniem od A do Z. Jesteśmy profesjonalistami w organizacji wszelkiego rodzaju wydarzeń, od małych spotkań biznesowych po duże konferencje. Dysponujemy własnym zespołem profesjonalnych dj-ów, muzyków, konferansjerów, animatorów i wielu innych, którzy zadbają o to, aby Twoje wydarzenie było wyjątkowe i na długo zapadło w pamięci uczestników. Niezależnie od tego, jaki rodzaj wydarzenia chcesz zorganizować, skontaktuj się z nami!
https://commplace.pl/agencja-eventowa/
kontakt@commplace.pl
tel. 607 144 511