Upowszechnienie pracy zdalnej i hybrydowej stworzyło nowy system organizacji miejsc pracy w biurach. Pracownicy niekoniecznie muszą być w biurze cały czas i mogą korzystać z wygodnej pracy zdalnej lub pojawiać się w biurze w tzw. modelu hybrydowym. Pojawiają się głosy specjalistów o konieczności zmiany przestrzeni biurowej na dostosowaną do nowych warunków.
Główna zasada to zmniejszenie ilości biurek, bo pracownicy będą mniej tam przebywać i mogą współdzielić miejsca pracy. Modele pracy mogą być bardzo różne, przykładowo model hybrydowy 60/40 czy 50/50 lub naprzemiennie tydzień w biurze i tydzień w domu.
Jeśli chodzi o strategię dotyczące nowego modelu organizacji w biurze, to w kontekście zdalnej rezerwacji biurek, istotne są wszelkie strategie progresywne jak na przykład Social Club Office.
Czym jest Social Club Office i jak wpływa na rezerwację biurek?
Model Social Club Office pojawia się wtedy, gdy praca zdalna jest tak samo ważnym modelem jak stacjonarna. Biuro jest wtedy miejscem integracyjnym i może mieć wystrój, który przypomina warunki domowe i kawiarnię. Przyjmuje się, że optymalne w tej sytuacji jest współdzielenie biurek na zasadzie, na 10 pracowników przypada 3-5 biurek. Zdalna rezerwacja biurek powinna odbywać się poprzez specjalną aplikację, aby maksymalnie ułatwić pracownikom cały proces i nie powodować nieporozumień.
Tak zwane „gorące biurka” sprawiają, że ogranicza się koszty wynikające z utrzymania wielu stanowisk pracy. Wówczas uwalnia się przestrzeń biurowa, która może służyć do wielu różnych celów, jak na przykład sale konferencyjne czy nawet wynajęcie innej firmie.
Co powinniśmy wiedzieć o aplikacji do rezerwacji biurek
Nowoczesna aplikacja do rezerwacji biurek powinna umożliwiać przesłanie planu piętra, gdzie dokładnie widać biura, biurka i inne sale jak na przykład konferencyjne. W tej sytuacji menedżer określa, jak mają być rozdysponowane miejsca.
Można też pokazać grupy biurek dla poszczególnych działów. Wówczas pracownik wygodnie rezerwuje biurko w aplikacji i czeka na automatyczne zatwierdzenie albo na sprawdzenie przez menedżera. Natomiast pracownik obecny na miejscu, oznacza się za pomocą kodu QR lub wyświetlacza dotykowego.
Ciekawą opcją może być sprawdzanie stanu zdrowia pracownika i ograniczenia ryzyka, że chora osoba przyjdzie do biura i zarazi innych. Rezerwacja biurka osoby, która nie przeszła pozytywnie weryfikacji, jest wtedy anulowana.
Jaka powinna być dobra aplikacja do rezerwacji biurek?
Przede wszystkim musi być przyjazna i łatwa w obsłudze dla pracowników. Wszelkie bariery
w użytkowaniu mogą wprowadzić zamieszanie w biurze i niechęć pracowników do takiego systemu. Oczywista sprawa, ale rezerwacja musi się odbywać szybko. Najlepiej, jeśli jest zintegrowana z obecnie dostępnym systemem. Użytkownicy lubią mieć wszystko zobrazowane, zatem interaktywne plany pomieszczeń będą tutaj strzałem w dziesiątkę.
Być może nie jest to najważniejsze, ale dobrze jeśli odbywa się wstępna weryfikacja w zakresie oceny zdrowia, czyli wstępna ocena w kierunku Covid-19. Choć trzeba przyznać, że i każda inna infekcja bywa często przyczyną wzajemnego zarażania się w biurach, co z kolei wpływa na późniejszą nieobecność pracowników.
Przegląd przydatnych funkcji aplikacji do rezerwacji biurek
Aplikacja, która wyszukuje również sprzęt na przykład monitory czy lokalizuje pracowników to nie kaprys, tylko niezwykle użyteczna kwestia. Monitory dla programistów trudno byłoby nosić ze sobą, dlatego warto mieć możliwość rezerwacji sprzętu. Z kolei wyszukiwanie pracowników to sprawa ważniejsza niż mogłoby się wydawać.
Szczególnie w dużych korporacjach, gdzie musimy odszukać kogoś, z kim wcześniej wymieniamy jedynie maile. Wiele spraw jest często zależnych od współpracy z innymi działami, gdzie nie znamy kogoś osobiście i ciężko nam znaleźć osobę nie widząc jej wcześniej. Nie wspominając już o działach HR, które w korporacjach nieomal codziennie muszą odszukiwać nowych pracowników, aby przekazać im dane na start.