Rozliczenie delegacji może wydawać się skomplikowanym procesem. Zarówno pracodawca, jak i pracownik, mają swoje obowiązki w związku z odbyciem wyjazdu służbowego. Rozliczenie delegacji musi spełniać warunki określone przepisami prawa.
Delegację należy rozliczyć w ciągu 14 dni od dnia powrotu pracownika z wyjazdu służbowego. W tym celu osoba, która odbyła delegację, przedstawia pracodawcy wszystkie dokumenty, stanowiące podstawę poniesionych wydatków.
Warunki rozliczania delegacji
Pracownikowi, który odbywa wyjazd służbowy przysługuje zwrot kosztów związanych z taką podróżą. Warunki rozliczania delegacji dla osób zatrudnionych w państwowej lub samorządowej sferze budżetowej ustala właściwy minister w odpowiednim rozporządzeniu. Przepisy te określają m.in. wysokość diet i limitów na nocleg. Zwrot kosztów obejmuje minimalne pokrycie poniesionych wydatków. Zasady dotyczące wyjazdów służbowych pracowników zatrudnionych w innych sektorach – powinny zostać określone w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania, a jeśli dokumenty takie nie zostały stworzone w danej firmie – nawet i w umowie o pracę pracownika. Należy pamiętać, że kwota diet w prywatnych firmach nie może być niższa, niż ta ustalona dla strefy budżetowej. Warunki rozliczania delegacji określone przez ministra mają zastosowanie również wtedy, gdy pracodawca w żadnym dokumencie nie określił zasad dotyczących delegacji.
Podstawa delegacji
Podstawę każdej delegacji stanowi polecenie wyjazdu służbowego. Choć nie jest to wymagane – zaleca się, aby miało ono formę pisemną. Dokument jest wydawany przez pracodawcę. Biorąc pod uwagę, że jest to polecenie służbowe - pracownik jest zobowiązany do odbycia delegacji. Jeśli odmówi, mogą go czekać konsekwencje – np. upomnienie. Zwolnieni z obowiązku udziału w delegacji są: kobiety w ciąży oraz jeden z rodziców opiekujących się dzieckiem do 4. roku życia. Wskazane grupy pracowników mogą wziąć udział w wyjazdach służbowych, jeśli wyrażą na nie zgodę.
Wzór używany do rozliczenia delegacji
Dokument, sporządzany w celu rozliczenia delegacji, musi zwierać wymagane przepisami prawa informacje. Wzór używany do rozliczenia delegacji krajowej musi zawierać następujące elementy:
-
imię i nazwisko pracownika odbywającego podróż służbową,
-
stanowisko osoby zatrudnionej;
-
cel podróży służbowej;
-
miejsce wyjazdu;
-
nazwa miejscowości docelowej;
-
liczba dni i godzin podróży służbowej;
-
data i godzina wyjazdu oraz powrotu;
-
określenie przysługujących podróżującemu diet krajowych;
-
informacje odnośnie używanych podczas podróży środków transportu;
-
suma poniesionych kosztów.
Systemy do samoobsługi pracowniczej (np. onPoint) oferują możliwość szybkiego, elektronicznego rozliczania delegacji, a nawet utworzenia polecenia księgowania. Automatycznie pobierają aktualne kwoty diet i ryczałtów. Oferują możliwość dodawania dokumentów, potwierdzających poniesione wydatki.
Rozliczenie delegacji – obowiązki pracownika
W związku z obowiązkiem rozliczenia delegacji, pracownik zobowiązany jest do gromadzenia wszystkich potwierdzeń wydatków. Dotyczy to opłat poniesionych w trakcie wyjazdu służbowego. Po powrocie z delegacji – pracownik wypełnia wskazany przez pracodawcę formularz „rozliczenie delegacji krajowej”, a także przedstawia wszystkie dokumenty potwierdzające poniesione koszty. Warto pamiętać, że faktury powinny być wystawione na firmę pracodawcy. Jeśli osoba zatrudniona posiada potwierdzenia, co do których nie ma możliwości wskazania odbiorcy usługi – np. opłata za miejsce postojowe – pracownik powinien właściwie opisać dokument. Jeżeli pracownik nie posiada dokumentów na potwierdzenie kosztów - składa pracodawcy pisemne oświadczenie o poniesionych wydatkach i przyczynach braku posiadania potwierdzenia.
Rozliczenie delegacji – obowiązki pracodawcy
Pracodawca wydaje polecenie wyjazdu służbowego, które stanowi podstawę delegacji. Ma również obowiązek pokrycia kosztów związanych z podróżą zatrudnionego (wyżywienie, koszt przejazdu, nocleg oraz pozostałe wydatki związane z wyjazdem, jeśli występowały). Może też udzielić pracownikowi zaliczki na wyjazd. Po powrocie osoby zatrudnionej z delegacji, pracodawca odbiera od pracownika rozliczenie delegacji. Po sprawdzeniu złożonego przez osobę zatrudnioną rozliczenia – pracodawca zwraca poniesione przez osobę podróżującą koszty lub zobowiązuje do zwrotu określonej kwoty, jeśli pobrana przez pracownika zaliczka była wyższa niż koszt delegacji.
Źródło: Onpoint.pl – samoobsługowa platforma HR