Jak poradzić sobie z KSeF?

Rozliczenia księgowe w przedsiębiorstwach wymagają skrupulatności, doświadczenia oraz wiedzy, szczególnie w obliczu często zmieniających się przepisów podatkowych. W 2026 roku dodatkowo pojawił się system KSeF, do którego po czasie muszą dostosować się niemalże wszyscy przedsiębiorcy w Polsce. Jak sobie z tym poradzić i dlaczego doświadczone biuro księgowe może pomóc uniknąć elementarnych błędów? Poznaj kilka wskazówek!

Czym właściwie jest KSeF i kiedy musisz zacząć korzystać z tego systemu?

KSeF (Krajowy System e-Faktur) to państwowa platforma do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych w formacie elektronicznym. Faktura trafia najpierw do systemu Ministerstwa Finansów, gdzie dostaje numer identyfikacyjny, a dopiero potem uznaje się
ją za wystawioną.

Kto, od kiedy i dlaczego musi korzystać z KSeF?

Przedsiębiorcy mający siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce, którzy wystawiają faktury (zarówno czynni podatnicy VAT, jak i zwolnieni z VAT. Poza ustawowymi wyjątkami np. część sprzedaży dla konsumentów czy bilety spełniające funkcję faktury).
1 lutego 2026 r. – obowiązek dla czynnych podatników VAT, których sprzedaż w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł (duże firmy), natomiast 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek dla pozostałych przedsiębiorców, w tym czynnych podatników VAT i podmiotów zwolnionych z VAT.

Faktury sprzedażowe w relacjach B2B trzeba wystawiać jako faktury ustrukturyzowane
w KSeF. System staje się obowiązkowym kanałem wystawiania takich faktur w obrocie krajowym. Brak przesłania dokumentu do systemu KSeF powoduje, że faktura pozostaje nieważna.

A może prowadzisz firmę transportową i obawiasz się o rozliczenia transakcji przez system KSeF? W takim razie możesz skorzystać z pomocy specjalistów TGZ. To kompleksowa pomoc, dzięki której nie będziesz martwić się o rozliczenia księgowe przez Krajowy System e-Faktur, a jedynie skupisz się na rozwoju i ekspansji oferty swojej działalności.

Z jakimi problemami mogą zmagać się firmy transportowe w związku z KSeF?

Wdrożenie systemu KSeF w firmie transportowej to jedno, natomiast korzystanie z niego zgodnie z przepisami to druga sprawa. Branża działa szybko, często w modelu zleceń międzynarodowych, podwykonawców i wielu korekt, więc każda przerwa w wystawianiu faktur może blokować płatności. Warto więc korzystać z pomocy profesjonalistów,
aby optymalizować koszty operacyjne, wystawiać bezbłędnie faktury i sprawnie rozliczać podatki.

Realne zagrożenia i problemy operacyjne:

opóźnienia w wystawianiu faktur za transport po wykonaniu usługi (np. brak danych do faktury KSeF w czasie rzeczywistym),
trudności z fakturami zbiorczymi i dużą liczbą zleceń w krótkim czasie,
błędy w danych kontrahentów zagranicznych i oznaczeniach procedur VAT,
problemy z korektami frachtów, dopłat paliwowych i zmian tras,
brak integracji KSeF z systemem TMS lub giełdą transportową.

Firmy transportowe muszą też zmienić procedury pracy kierowców, spedytorów
i księgowości, aby dane do faktury były kompletne przed jej wysłaniem do systemu.
W praktyce oznacza to potrzebę szybszego zamykania zleceń, lepszej kontroli dokumentów CMR i jasnych zasad wystawiania korekt.

Czy za błędy w rozliczeniach przez KSeF grożą kary w 2026 roku?

Ministerstwo Finansów zapowiedziało, że 2026 rok to rok ochronny. To znaczy, że za ewentualne błędy wdrożeniowe nie będą obowiązywać żadne sankcje administracyjne dla przedsiębiorców. Brak kar nie oznacza pełnej bezkarności. Jeśli naruszenie jest poważne (np. fałszywe faktury), nadal mogą obowiązywać przepisy kodeksu karnego skarbowego tak jak do tej pory.